小刘是去年刚入职一家创业公司的HR，二十五岁，之前在房产中介做过半年行政，社保的事基本没碰过。入职第一天，老板跟她说：”下个月有个新员工入职，你把社保给办一下。”
小刘嘴上说好，心里慌得不行。社保怎么开户？基数怎么定？每月什么时候交？增减员怎么操作？她上网搜了一堆攻略，越看越乱，每个城市的政策还不太一样。
后来找到我们帮忙理了一遍流程，其实没那么复杂。今天就把企业社保缴纳的全流程写出来，给像小刘一样的新手HR做个参考。
第一步：企业社保开户
新成立的企业，首先要做社保开户。北京的话，流程是这样的：
- 准备材料：营业执照副本原件及复印件、法定代表人身份证复印件、经办人身份证原件及复印件、银行开户许可证
- 到注册地所在区的社保经办机构办理，或者通过北京市社会保险网上服务平台在线办理
- 填写《社会保险登记表》，提交材料
- 审核通过后，拿到社保登记证和社保网上办事密码
现在很多城市支持线上开户，不用跑大厅。北京的”e窗通”平台就可以一站式办理营业执照和社保登记，非常方便。
第二步：确定社保缴纳基数
社保基数是缴费的基础，直接决定了每月交多少钱。
北京社保缴费基数有上下限：
- 下限：一般为上年度全口径城镇单位就业人员平均工资的60%
- 上限：一般为上年度全口径城镇单位就业人员平均工资的300%
员工的社保基数原则上按本人上年度月平均工资确定。如果是新入职员工，按起薪当月工资确定。工资低于下限的按下限缴，高于上限的按上限缴。
举个例子：假设北京社保基数下限是6326元，上限是33891元。员工月工资8000元，基数就是8000元；员工月工资4000元，基数按6326元算；员工月工资40000元，基数按33891元算。
第三步：社保费率一览
北京企业社保五险的费率（企业和个人分别承担）：
- 养老保险：企业16%，个人8%
- 医疗保险：企业9.8%，个人2%
- 失业保险：企业0.5%，个人0.5%
- 工伤保险：企业0.2%到1.9%（按行业风险分类），个人不缴
- 生育保险：已并入医疗保险，不单独缴费
以基数8000元为例，每月企业承担约2120元，个人承担约840元，合计约2960元。这笔钱不算少，所以基数定准了很重要。
第四步：每月缴费操作
北京目前社保费由税务部门统一征收，流程是：
- 每月15日前（遇节假日顺延），在社保网上服务平台完成当月增减员申报
- 税务系统自动生成缴费通知单
- 通过银行扣款或网上缴费完成缴纳
- 缴费成功后，可以在系统里打印缴费凭证
增员就是新员工入职，把他的社保关系转入本公司。需要员工本人确认之前的社保状态，如果是首次参保，直接新增即可。减员就是员工离职，把社保关系转出。离职当月还需要正常缴费，次月做减员。
第五步：社保增减员操作
增员流程：
- 登录北京市社会保险网上服务平台
- 进入”人员增加”模块，输入员工身份证号
- 系统会自动带出员工基本信息，确认社保基数和起缴月份
- 提交申报，一般当天或次日生效
减员流程：
- 进入”人员减少”模块，选择离职员工
- 选择减员原因（离职、退休、转出等）
- 提交申报，次月生效
注意时间节点：每月的增减员申报一般要在当月15日之前完成，过了就只能下月办了。小刘第一次办的时候就因为记错了截止日期，导致一个新员工的社保晚了一个月才加上，还好发现得早，补缴了事。
新手HR容易犯的错
忘记给新员工增员。员工入职了但社保没加上，员工看病报销不了，找公司索赔。建议建一个入职清单，社保增员作为必办项，跟签合同、办工卡放在一起。
离职员工忘了减员。人走了但社保还在交，公司白白多出钱。每月对一下社保缴费名单和实际在职名单，有出入马上查。
基数报错。有些企业为了省钱按最低基数缴，这个风险很大。社保入税之后，税务部门对企业申报基数和实际工资的差异有监控，一旦被查，补缴加滞纳金，得不偿失。
公积金和社保搞混。公积金是单独的系统，单独开户、单独申报、单独缴费。很多新手HR以为办了社保就自动包含公积金，其实不是。两件事要分开办。
没保留缴费记录。每月的缴费凭证、增减员记录都要存档备查。员工如果对社保有疑问，你需要拿得出记录。建议建立一个社保台账，按月记录缴费人数、基数、金额。
社保缴纳这件事，流程虽然步骤多，但每一步都很明确。做熟练了就是每月重复的操作，关键是要细心，别漏了时间节点。建议新手HR准备一个每月的社保日历，标注好申报截止日、缴费日、对账日，养成习惯就不会出错了。小刘现在已经是公司里社保操作的熟练工了，她说其实就那么回事，第一次做紧张，做两次就顺手了。
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