去年有个做建材批发的客户被税务局约谈了，理由是增值税申报数据异常。他一脸懵地来找我，说账都交给代账公司了，每个月申报也是代账会计在弄，他从来不看。我帮他调出申报记录一看，问题出在进项税额抵扣上——代账会计把一笔不该抵扣的员工个人消费发票做了进项抵扣，金额倒不大，8000多块，但税务系统自动比对异常给标记出来了。
这不是个例。我做代理记账和财税咨询这些年，见过太多老板把账全甩给代账公司就不管了。账做得对不对、税报得准不准、有没有漏报错报，老板一问三不知。等税务局找上门了才发现问题，补税罚款滞纳金加起来比一年的代账费贵几十倍。你说代账公司有责任吧，当然有，但钱是你的、税是你在交、被约谈的是你公司的法人，代账公司顶多赔你个代账费。
说句实在的，你不需要会做账，也不需要懂税法，但有几个关键数字你得会看。今天我教你6个自查动作，花10分钟就能判断代账给你做的账和报的税有没有大问题。不是要你取代代账会计，是让你心里有个底，出了问题能及时发现。
这6个自查动作按重要性排序，一个一个说。
查增值税申报表——这3个数字必须对上
增值税是小规模和一般纳税人都要报的核心税种，也是税务局重点监控的。你不需要懂增值税的计算逻辑，但你得会看申报表上的3个数字。
第一个数字是销售额。登录电子税务局，找到增值税申报表，看”应税销售额”这一栏。这个数字应该跟你的银行流水和开票收入大体匹配。我说的”大体匹配”不是要求一分不差，因为有些客户不要发票、有些收入走的是个人收款。但如果申报的销售额跟你实际流水差出一大截，就得查原因了。比如你银行流水显示进账80万，申报的销售额只有30万，中间50万的差额是什么？是个人收款没入账？还是客户退款冲减了？你必须能解释清楚。
我那个建材客户的问题就在这里。他实际月流水大概60万，代账申报的销售额只有25万。差额35万里有20万是客户不要发票的个人转账收入，有15万是代账会计把一些大额进项票的对应收入漏报了。税务局的金税系统比对银行流水和申报数据时直接标记异常。
第二个数字是进项税额（一般纳税人才有）。看申报表上的”进项税额”栏，这个数字应该跟你取得的增值税专用发票上的税额合计一致。你得检查两件事：一是有没有把不该抵扣的发票做了抵扣——比如员工个人消费的餐饮票、娱乐票、购物票，这些是不能抵扣的；二是有没有把抵扣过了的发票重复抵扣。这两个问题税务系统都会自动检测出来。
第三个数字是应纳税额。这个数字是销售额乘以适用税率减去进项税额后的结果。小规模纳税人比较简单——销售额乘以征收率（1%或者3%）。一般纳税人复杂一些，不同税率分开算。你不需要自己算，但你可以拿计算器按一下，看看申报的应纳税额和销售额乘以税率的差额是不是大致等于进项税额。差太多就有问题。
这三个数字查一遍大概花3分钟，主要时间花在登录电子税务局和找到申报记录上。如果是小规模纳税人，季度申报，每个季度结束后查一次就行。一般纳税人月度申报，每个月查一次。
查企业所得税预缴和发票管理——两个最容易出错的环节
增值税查完了，接下来查企业所得税和发票管理。这两个环节是代账会计最容易出错的地方。
企业所得税预缴方面，你得看一个数字——利润总额。每个季度预缴企业所得税时，申报表上有个”利润总额”栏。这个数字应该跟你公司的实际经营利润大致吻合。如果申报的利润是负数（亏损），但你实际是赚钱的，说明代账可能把一些收入漏记了或者把一些不该列支的费用多列了。反过来说，如果申报的利润很高但你实际没赚那么多，说明一些成本费用没有入账，你的税交多了。
有个很常见的坑：代账会计为了帮你少交税，故意少列收入或者多列成本。短期看你少交了税，但这是埋雷。税务局查账时如果发现利润率和同行业平均水平差距太大，会要求你解释。解释不了就补税加罚款。你作为老板不能因为短期少交了几千块税就不管不顾，后面补税加滞纳金可能翻几倍。
发票管理方面，你要查3件事。第一，你公司开的发票金额和实际收款金额是否匹配。你开了50万的发票出去，银行只收到40万，那10万是什么情况？是赊账？还是退款？还是发票开多了？这些差异你要知道原因。第二，你取得的进项发票是不是都是真实业务。税务局现在对虚开发票查得极严，你的供应商开的发票如果被认定为虚开，你的进项税额要转出，还要补交企业所得税。第三，发票有没有按时认证抵扣。增值税专用发票有360天的认证期限（2020年起调整为不再有期限限制，但越早抵扣越好），代账会计如果忘了认证，你的进项就抵扣不了，等于白拿了发票。
怎么查发票？登录电子税务局的发票查验模块，可以看到你公司开具和取得的所有发票记录。跟你的银行流水对照，有没有开票没收到钱的，有没有收到钱没开票的。这个动作花3到5分钟。
查银行流水和账面是否一致——这才是记账的根本
前面查的都是税务申报层面的问题，这一步查的是记账层面的问题。银行流水和账面是否一致，是判断代账有没有认真记账的核心标准。
怎么查？很简单。你登录公司网银，导出最近一个月的银行流水，然后找代账会计要同期的银行存款日记账。两份文件放在一起对比，看每笔进出账是否都记录在账上了。重点看几个方面：有没有银行扣了手续费但账上没记的？有没有客户退款银行扣了但账上没冲减的？有没有老板个人往公司账户转了钱但账上没记为股东投入或者借款的？
我见过最离谱的情况是：代账会计连续三个月没有核对银行流水，银行账上有一笔2万的客户退款，代账的账上还挂着他应收这笔款。到了年底对账才发现，银行余额和账面余额差了2万，调了半天账。这种错误看着小，但积少成多，时间长了你的财务报表就完全失真了。老板看报表发现利润和实际感觉不一样，根源往往就在这些没对上的小金额里。
还有一个重点是查”其他应收款”和”其他应付款”这两个科目。这两个科目是代账的垃圾桶——不知道怎么入账的金额就往这两个科目里塞。你查这两个科目的明细，看看有没有大额的长期挂账。特别是”其他应收款”里如果有老板或者股东从公司借款的记录，超过一年没还的，税务局会认定为股东分红，要交20%的个税。我见过一个客户”其他应收款”里挂了老板借的80万，两年没动过，年底被税务局查出来，补了个税16万加滞纳金。这种事情如果你自己不盯，代账会计不会主动提醒你的。
银行流水对账这个动作花的时间最短——导出流水和要日记账各2分钟，对照3分钟，总共不到10分钟。但这10分钟能帮你发现80%的记账问题。
下面把6个自查动作汇总一下，你照着做就行：
1. 查增值税申报表的销售额——跟银行流水对比，差额要能解释
2. 查进项税额——有没有不该抵扣的做了抵扣，有没有重复抵扣
3. 查企业所得税预缴的利润总额——跟实际经营情况对比，差太多要问原因
4. 查发票开具和取得记录——开票金额和收款是否匹配，进项发票是否真实
5. 查银行流水和账面余额——逐笔对比，有没有遗漏的进出账
6. 查其他应收款和其他应付款——有没有大额长期挂账，特别是股东借款
这6个动作做完大概10到15分钟，每个月查一次。如果每次查都没问题，说明你的代账公司是靠谱的，你可以放心。如果查出问题，别急着跟代账翻脸，先把问题搞清楚是什么原因导致的，是疏忽还是有意为之，再决定怎么处理。有时候是代账会计交接时遗漏了，有时候是双方沟通不到位导致信息不对称。但如果反复出现同类问题，那就要认真考虑换一家代账公司了。
还有一点，老板自查不等于取代代账。专业的事交给专业的人做，但专业的人也需要有人监督。你的税你的钱你的公司，你自己不上心指望代账会计替你操心，那不现实。北京这边95星球企服的代理记账服务有个特色——每月申报完成后会主动给老板发一份简易自查报告，把上面说的6个关键数字列出来，老板一看就知道有没有问题。与其等出了事再补救，不如把自查变成习惯。
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