去年年底有个客户刘总来找我说税交多了，让我帮他看看账。他公司是一般纳税人，做机械设备销售的，年销售额两千万左右。之前的代账会计10月份离职了，新来的会计11月接手，12月申报11月增值税的时候直接交了6万多的税。刘总觉得不对劲，之前每个月增值税也就三四万，怎么突然多出来这么多。
我翻了新会计做的账，问题一下就找到了。11月份公司收到了几张增值税专用发票，进项税额合计有3万8千多，但新会计没有在增值税发票综合服务平台上做抵扣确认。没确认的进项税额不能抵扣，于是销项税减去可抵扣进项税后，应纳税额就高了2万多。多交的这2万多不是小数目，而且如果不是刘总觉得不对劲来问我，这钱可能就这么白白交了。
这件事的根源在于代账会计离职时交接不清。前任会计走了，把税务系统的登录信息、未抵扣发票清单、待办事项这些全带走了，新会计两眼一抹黑接手，根本不知道还有没确认的进项发票。今天就来说说代账会计离职交接时到底要注意什么，特别是进项税额抵扣这个最容易出问题的环节。
代账交接这件事我处理过太多次了，下面分几个方面把关键点讲清楚。
进项税额抵扣确认到底是个什么事
先给不太懂税务的老板科普一下。一般纳税人交增值税的算法很简单：当期销项税额减去当期进项税额，差额就是要交的税。销项税是你卖东西开给客户的发票上的税额，进项税是你买东西供应商开给你的发票上的税额。进项税可以用来抵扣销项税，抵得越多交得越少。
但这里有个关键步骤：不是你收到了增值税专用发票就自动能抵扣的。你需要登录增值税发票综合服务平台，对收到的专票进行勾选确认。确认之后这张发票的进项税额才会进入你的可抵扣额度里。如果你不确认，发票虽然在你手上，但系统里你的可抵扣额度是零，等于这张发票白拿了。
以前这个确认是有时间限制的，必须在申报期内完成。后来税务总局优化了流程，改成可以在申报期结束前随时勾选确认，当月申报当月抵扣。但不管流程怎么简化，”确认”这个动作是不能省的。你不确认，进项税就抵不了，你就得多交税。
刘总公司的情况就是：前任会计10月底离职的时候，10月份收到的几张专票还没做抵扣确认。按理说这些发票应该在11月申报10月增值税的时候勾选确认，但前任会计没做就走了。新会计11月中旬才接手，11月申报10月税的时候已经过了确认窗口，10月的进项税没抵成。到了12月申报11月税的时候，新会计又不知道11月新收到的专票要确认，于是11月的进项税也没抵成。两个月加起来，白白浪费了将近4万的进项税额，实际多交了2万多。
代账会计离职时必须交接的税务事项
出了刘总这事之后，我列了一份代账会计离职交接清单，你现在就可以拿去用。
第一项，增值税发票综合服务平台的登录信息和操作状态。这个平台现在用电子税务局的账号登录，你要确认账号密码能正常登录。更重要的是，要导出一份”未勾选确认发票清单”——就是目前已收到但还没做抵扣确认的发票明细。每一张发票的发票号码、开票日期、金额、税额、销售方信息都要列清楚。接手的新会计拿到这份清单，第一时间去平台把该确认的都确认了，就不会出现刘总那种进项税浪费的情况。
第二项，税务申报状态。交接的时候要明确：上个月的税报了没有？这个月的税什么时候到期？有没有逾期未申报的？有没有税务预警需要处理的？这些信息在电子税务局里都能查到，但新会计刚接手可能不熟悉，前任会计有义务把当前状态交代清楚。
第三项，待认证发票和待抵扣进项税。有些企业的进项税是分期抵扣的——比如不动产进项税分两年抵扣——这些跨期的抵扣事项如果不交接清楚，新会计根本不知道还有未抵扣完的进项税。我帮刘总查了一下，他公司有一笔设备采购的进项税按规定分两年抵扣，第一年已经抵了一半，还剩一半今年应该继续抵。但前任会计没交接这件事，新会计完全不知道，这笔进项税也差点漏掉。
第四项，发票开具情况。税控盘或税务UKey在哪？发票结存还剩多少张？开票限额是多少？有没有作废发票没处理？有没有红字发票申请中的？这些跟发票相关的事项也要一一交接。
第五项，税务检查和函询状态。如果公司正在被税务稽查或者收到了税务事项通知书，这些必须交接。新会计不知道公司有税务检查在进行中，可能错过回复期限，导致更严重的后果。
第六项，各种税务系统的账号密码清单。电子税务局、增值税发票综合服务平台、个人所得税扣缴端、社保费管理客户端，每个系统都要有账号密码的交接。最好做一张表，系统名称、账号、密码、绑定的手机号、最近一次登录时间，一目了然。别忘了确认绑定的手机号——如果税务系统绑的是前任会计的手机号，验证码收不到，后面什么都干不了。这个跟工商系统法人手机号是一个道理。
已经多交了税还能追回来吗
刘总最关心的问题是：已经多交的2万块还能不能追回来？答案是能，但有个条件。
增值税的进项税额抵扣是可以跨期补抵的。国家税务总局的规定是，纳税人取得的增值税专用发票，未在规定期限内勾选确认抵扣的，可以按照规定在以后纳税申报期补充确认抵扣。也就是说，你当月没抵的进项税，以后月份还可以抵。不是过了那个月就作废了，只是延后抵扣而已。
但这里有个关键区别：延后抵扣不等于退税。你多交的税不会直接退到你银行账户上，而是变成你的”留抵税额”，在以后的申报中用来抵减应纳税额。比如你多交了2万，下个月你的销项税减去进项税本来要交5万，有了这2万的留抵，你只需要交3万。等于是用后面的税慢慢把多交的部分消化掉。
我帮刘总公司处理的方式就是：先在发票综合服务平台上把之前没确认的发票全部勾选确认了，然后在电子税务局里做了进项税额抵扣情况更正申报。更正申报通过后，多交的2万多变成了留抵税额，在下个月的增值税申报中抵减掉了。虽然钱没有直接退回来，但好歹没有白白损失，只是时间上延后了。
但有一种情况就比较麻烦了。如果你的公司是小规模纳税人，进项税本来就不能抵扣，那就不存在追回的问题。或者你的公司一直亏损，后面几个月的应纳税额很少，留抵税额消化得很慢，可能要等好几个月才能把多交的税消化完。这种情况下资金占用的时间成本也是你要算的。
还有一个提醒：如果你发现前任会计交接不清导致税务出错，别急着去税务局告前任会计。你先评估一下损失有多大、能不能补救。如果能通过更正申报和留抵消化解决，就内部处理了。如果损失太大或者涉及税务违规需要追究责任，再考虑走法律途径。但无论如何，先止损——把当前能补救的先补救了，别让损失继续扩大。
说到底，代账会计离职交接这件事，老板不能完全甩手不管。你不需要懂每一项税务操作的具体细节，但你得知道交接时有哪些关键事项需要确认。拿着我上面列的那份清单，在代账会计离职前让他逐项确认、逐项交接，该导出的数据导出来、该改的密码改了、该确认的抵扣确认了。把这些做扎实了，新会计接手才不会出岔子。如果你正在换代账公司或者代账会计要离职了，建议提前一个月就开始准备交接，别等到人走了才发现一堆事没交代清楚。到时候你找人都找不到，就像刘总一样，多交2万块买了个教训。这钱够请好几年代账了。
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