去年底有个客户做年度审计，审计师一看银行对账单就皱眉头：账面银行存款余额和银行实际余额差了23万。代账公司说”这个月有几笔没来得及入账”，审计师说”差23万叫没来得及？”
结果一查，不是没入账，是代账会计压根没拿到银行流水。老板每个月把回单往抽屉一塞，觉得反正代账会处理，代账觉得反正老板会给票。两边都以为对方在管，结果谁都没管。
今天就聊聊代理记账和年度审计之间最容易断档的3个地方，以及从年初开始你该怎么盯。
先把话说前面：年度审计查出的问题，绝大多数不是年底突然冒出来的，而是平时记账时就埋下了种子。代账公司按月申报纳税，但审计看的是全年的账务逻辑链条。两个视角不一样，中间的缝隙就是问题滋生的地方。
断层一：银行流水和账面余额长期不核对
这是最常见的问题，没有之一。代账公司每月拿到的银行回单，通常只是老板或出纳发给他们的几笔。但银行账户每个月的进出可能有几十笔甚至上百笔，代账只入了有回单的那些，没回单的就不管了。
时间一长，账面银行存款余额和实际余额越差越远。平时申报纳税的时候这个问题不暴露，因为纳税看的是发票和收入，不是银行余额。但审计师一定会核对银行流水，这是审计的标配程序。
怎么盯？很简单，每个月末让出纳或老板自己把银行对账单打出来，和代账做的银行存款明细账逐笔核对。有差异的马上标出来，让代账补录或者查明原因。这件事每月花10分钟，年底能省掉审计师反复扯皮的好几天。
我们见过最夸张的一个案例，全年银行流水和账面差了67万，结果花了两周时间逐笔倒查，发现是代账漏录了大半年的网银转账。审计费用额外多收了8000块，全是核对的工时费。
断层二：存货和固定资产没有台账
很多中小企业有个通病：进了货就卖，卖了就收钱，从没人记存货账。代账公司只按发票入账，采购了多少、卖了多少，账面上有个数字。但仓库里实际有多少货，值多少钱，没人知道。
审计师做存货审计的时候，第一件事就是要求盘点。你连台账都没有，怎么盘？去年有个做五金配件的客户，账面存货85万，审计师去仓库一数，实际只有30万的货。差的55万去哪了？老板说不清，代账更说不清。审计师无奈之下出了”无法表示意见”的审计报告，银行贷款直接被拒了。
固定资产也是同样的道理。你买了电脑、设备、办公家具，代账按发票入了账，但这些资产在哪、还在不在用、有没有报废，代账不管。审计师要盘点固定资产，你拿不出清单来。
怎么盯？两个台账必须有。一个是存货台账，哪怕用Excel记，每月进的、出的、结存的，记个大概数。一个是固定资产清单，买了什么、多少钱、放在哪、谁在用。这两个东西平时维护成本极低，但年底审计的时候能救命。
断层三：关联交易和往来款没有规范记录
这个断层更隐蔽，但出了事最麻烦。什么是关联交易？老板从公司借钱、老板的其他公司和本公司做生意、老板娘的公司给本公司开发票——这些都算。
代账公司处理这些往来款的方式通常是统一扔进”其他应收款”或”其他应付款”科目。至于这笔钱是什么性质、什么时候产生的、有没有合同，一概不记录。平时没问题，但审计师一看这个科目金额太大，一定会追问来龙去脉。
去年有个客户，公司账上”其他应付款”挂着120万，是老板娘个人转给公司的资金。审计师问：这120万是什么钱？借款还是投资？有没有利息？老板说不清楚，代账也说不清楚。审计师只能按”无法确认交易性质”处理，在审计报告中做了强调事项段。银行看到这个报告，贷款审批直接卡住了。
怎么盯？记住一条铁律：公司和股东、关联方之间的每一笔资金往来，都必须有书面记录。是借款就签借款协议，约定利率和还款时间；是投资就走增资流程；是暂借款就写借条注明用途和归还日期。这些东西不是年底补的，是发生的时候就该做的。
说白了，代账公司管的是”报税合规”，审计师管的是”财务真实”。中间这段距离，得靠老板自己来填。我们在北京帮企业做财务合规梳理的时候发现，90%的审计问题都可以在平时用极低的成本避免。关键是你要知道该盯什么、怎么盯。别等年底审计师敲门了才发现手上一堆烂账，那时候补的成本是平时维护的十倍。
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